6 Como utilizar a Validação de Dados do Excel

Como criar uma lista suspensa no Excel

O Excel é uma ótima ferramenta para elaborar e organizar planilhas de controle. É muito comum a criação de formulários, nos quais o usuário irá inserir os dados que irão compor a planilha. Porém, ao digitar, existe uma grande possibilidade de informar um valor diferente daquele que deveria ter sido digitado e comprometer a integridade das informações. Para prevenir esta situação é necessário limitar ou restringir os valores que serão inseridos. Para isso, deve-se utilizar o recurso Validação de Dados do Excel.

Como validar dados no Excel a partir de uma lista

Como adicionar uma lista suspensa

O Excel permite criar uma lista suspensa para controlar o tipo de dados ou os valores que os usuários inserem em uma célula. Por exemplo, se você possui uma lista de funcionários e pretende atribuir um departamento ao lado de cada nome dos empregados, pode-se utilizar uma lista suspensa ao invés de digitar os departamentos. 

Abaixo está um exemplo de como usar esta opção de validação de dados. 

1. Selecione a guia “Plan2” da planilha e digite de acordo com a figura abaixo:

2. Selecione o intervalo A4: A10 e digite Departamento na caixa de nomes conforme a tela acima.

3. Selecione a guia “Cadastro” da planilha e selecione as células na coluna Departamento (D5: D15)

4. Em seguida clique na guia Dados e selecione a opção Validação de Dados como na tela abaixo:

5. A seguinte tela será exibida. Na aba Configuraçãoes selecione Lista no campo Permitir. No campo Fonte insira o nome do intervalo que você criou no passo 1. Para inserir o nome do intervalo (Departamento), você pode digitar =Departamento ou pressionar F3 e, em seguida, selecionar Departamento na lista de intervalos nomeados.

6. Insira as informações dos funcionários. Para escolher o departamento selecione o menu drop down na coluna D. Uma lista de departamentos será mostrada. Basta selecionar para adicionar automaticamente na sua planilha.

Se você tentar inserir um departamento que não faça parte da lista de Departamentos, o sistema não aceitará e aparecerá a mensagem de erro abaixo:

É possível personalizar a mensagem de erro e o tipo de alerta acessando a aba “Alerta de Erro” na tela de Validação de dados.

Existem diversas situações em que se pode aplicar a validação de dados. Este é um de uma série de posts em que este assunto será tratado. 

Baixe aqui a planilha utilizada neste exemplo, personalize a mensagem de erro e teste os outros estilos de alerta para conhecer o que cada um deles faz.

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