6 Validação de Dados Como circular dados inválidos

Além de uma excelente ferramenta para realizar diversos tipos de cálculos, o Excel é muito utilizado para analisar dados de relatórios exportados a partir de outro sistema. No momento da exportação podem ocorrer pequenos erros que distorcem a grafia ou a formatação original. Um exemplo de erro muito comum é a presença de “espaços” entre os caracteres ou no final da string. Para identificar os dados inválidos pode-se utilizar a validação de dados e, a partir de um critério, circular os registros que não atendem aos requisitos da validação.

Como Funciona a opção Circular Dados Inválidos

Ao usar a opção circular dados inválidos, serão circulados todos os registros que não atenderem ao critério de validação estabelecido. Desta forma fica fácil identificar os dados que devem ser corrigidos. A validação de dados comum permite ser aplicada antes de inserir qualquer valor na planilha. Assim, no momento da digitação o Excel verifica se é um valor válido ou não. Já para a opção circular dados inválidos é necessário que já existam registros na planilha para ela validar. Não é posível utilizar está opção, por exemplo, em uma planilha em branco. 

Como circular os registros inválidos no Excel

A figura abaixo representa uma planilha que contem registros exportados de outro sistema qualquer. Considere que o código do produto deve seguir o padrão de 6 caracteres. Devido a erros ocorridos durante a exportação alguns códigos não atendem ao padrão exigido sendo que, uns excedem e outros tem menos do que 6 caracteres: 

Para circular os registros inválidos siga os passos: 

1 – Selecione o intervalo que contém os registros que deseja identificar. Neste exemplo, o intervalo de células A2:A11; 

2 – Selecione na Guia Dados a opção Validação de Dados como abaixo: 

3 – Configure os campos como na figura abaixo: 

4 – Agora, para circular os códigos inválidos, selecione novamente o intervalo de células A2:A11. 

5 – Então, novamente na Guia Dados, clique na opção Circular Dados Inválidos 

6 – Os dados inválidos serão circulados como na figura abaixo: 

O círculo desaparecerá automaticamente sempre que um registro for corrigido. 

O uso da opção Circular dados inválidos é um artifício extremamente útil e pouquíssimo utilizado que pode ser aplicado sempre que houver a necessidade de verificar se os valores da planilha atendem a um critério especifico.

Baixe aqui a planilha utilizada neste exemplo e experimente mais este importante recurso do Excel.